1с импорт из excel в тз документа. Бухучет инфо. Настраиваем параметры загрузки
Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно загрузить документы от поставщика по электронной почте?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» (релиз 3.0.42.84).
Существенно упростить процесс обмена документами между контрагентами, а также снизить затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов поможет переход на электронный документооборот (ЭДО). С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами. Подробнее об обмене электронными документами см. в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» .
Если же контрагенты не являются участниками ЭДО, то упростить процесс регистрации первичного учетного документа в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте.
Документы учетной системы Счет покупателю , Реализация (акт, накладная), Счет-фактура выданный можно отправить контрагенту по электронной почте (по кнопке Отправить по электронной почте с изображением конверта). Документ отправляется в виде приложенного к письму файла в формате, выбранном пользователем. Также к письму приложен файл, предназначенный для загрузки получателем в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).
Загрузить полученные от поставщика документы можно в формах списков документов.
Счета на оплату загружаются в форме списка документов Платежные поручения . Накладные и акты - в списке Поступление (акты, накладные).
Получатель может загрузить документы вида или УПД из файлов с расширением xls, mxl или в формате, утвержденном ФНС России. Загружать документы можно из файла или из электронной почты. Выбрать способ загрузки можно в форме списка документов поступления по кнопке Загрузить . При загрузке программа проверяет соответствие формату и сообщает о результатах проверки.
При загрузке документов ТОРГ-12, Акт приемки-сдачи работ (услуг) или УПД создается документ учетной системы Поступление (акт, накладная) , в котором автоматически заполняются необходимые реквизиты. К документам поступления дополнительно может быть создан документ Счет-фактура полученный.
Если товар или услуга поступает к получателю от поставщика впервые, и номенклатуры покупателя и поставщика не синхронизированы, то в открывшейся форме Сопоставление данных по номенклатуре необходимо заполнить поле Номенклатура , выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура , и нажать на кнопку Записать и закрыть .
Настройка учетных записей электронной почты осуществляется в разделе Администрирование - Органайзер. Адрес электронной почты контрагента должен быть указан в форме элемента справочника Контрагенты.
Обращаем внимание, что загруженные документы из электронной почты (из файла) не являются юридически значимыми документами, поэтому и у покупателя и у продавца должны быть надлежаще оформленные документы в бумажном виде.
Конфигурация: 1С:Бухгалтерия
Версия конфигурации: 3.0.44.177
Дата публикации: 20.01.2017
В программе 1С:Бухгалтерия появилась возможность штатной выгрузки и загрузки данных из табличных документов Excel, без применения сторонних обработок и изменения конфигурации. Загрузка и выгрузка на столько проста, что опытные пользователи очень быстро полюбят этот удобюный механизм, а новые пользователи быстро его освоят.
Загрузка из Excel 1С:Бухгалтерия 8.3 ред. 3.0
К примеру мы имеем вот такой табличный документ Excel для загрузки списка номенклатуры и цены(розничной и закупочной).
Заходи в .
В верхней части нажимаем Номенклатура и Цены - Загрузить . Именно в этом спрятана загрузка и выгрузка из табличных документов.
Загрузка поддерживает форматы xls(старый формат Excel 97-2003) и xlsx(новый формат), а так же mxl и ods форматы. Теперь выбираем наш файл с номенклатурой и ждем загрузки.
Загрузился табличный документ в том виде как мы его видели в Excel, теперь назначим колонки и удалим лишнее.
Нажимаем на Укажите реквизит и выбираем нужный пункт из списка.
Выделяем строку, в которой есть ненужные записи, а именно шапка таблицы и нажимаем Удалить строку .
Теперь удаляем столбец с закупочной ценой, обратите внимание, что обработка умеет за 1н раз заполнять только 1н вид цены!!! Потом вы можете проделать эту операцию снова и загрузить 2й вид цены, за 1ю загрузку Розничную за 2ю закупочную.
Заполняем не заполненные данные, Тип цены, Установить цены на. Кнопки Все, Найденные, Новые, Дубли существенно облегчат поиск и помогут сопоставить номенклатуру. Заполняем и нажимаем Загрузить после чего данные будут загружены в 1С:Бухгалтерия.
В списке номенклатуры появились новые позиции, заполненные и с назначенными ценами. Если требуется подгрузить другой вид цены, проделайте снова все пункты, но выбирайте столбец с другой ценой, 1С сама найдет уже созданные позиции и не будет пытаться их дублировать, а просто допишет новый вид цен.
Как видите, загрузка создала 2 документа установка цен номенклатуры, для Закупочной цены и для Розничной. Отличие этой обработки по Загрузке из Excel в 1С:Бухгалтерия 8.3, в том что это штатная обработка и она работает без сбоев и учитывая все особенности заполнения документа.
Выгрузка в Excel из 1С:Бухгалтерия 8.3 ред. 3.0
Очень полезной функцией в редакции 3.0.44.177 и выше является выгрузка в Excel из 1С:Бухгалтерия 8.3, эта обработка поможет вам сформировать прайс-лист компании или передать поставщикам или покупателям свой список номенклатуры сразу с ценами.
Все там же в справочнике Номенклатура - Номенклатура и Цены - Выгрузить .
В пункте Колонки , выбираем те колонки которые надо построить в документе Excel. Отбор служит для отбора номенклатуры по Группам, свойствам, названиям... итд.
Для выгрузки в excel мы будем добавлять новую колонку, а именно ставку НДС, вроде не очень надо, но мы практикуемся.
Для того чтобы произвести импорт цен в 1С 8.3, нужно подготовить файл. Структура исходного файла может быть произвольной, главное, чтобы в нем были колонки с наименованием номенклатуры, по которым система может определить, существует уже в информационной базе такая позиция, или нужно создавать новую:
Обработка по загрузке номенклатуры и цен в 1С 8.3 из табличного документа доступна из формы списка справочника Номенклатура – раздел Справочники :
Перед началом импорта система предложит указать файл Excel с исходными данными:
Сопоставление полей номенклатуры в 1С
На шаге 1 выполняется сопоставление колонок исходного файла с номенклатурой и ценами тем реквизитам, которые определены для элементов справочника Номенклатура. Если наименование колонки совпадает с наименование реквизита, то система такое сопоставление произведёт самостоятельно.
Это сопоставление используется как для поиска в информационной базе уже имеющихся позиций (иначе при импорте каждый раз создавалась бы новая), так и в том случае, если номенклатура не найдена. Тогда при создании новой номенклатурной позиции реквизиты заполняются из соответствующих колонок файла:
Так как в нашем случае нужно импортировать цены номенклатуры, то необходимо указать, из какой колонки система должна брать значение цены. Если название колонки с ценой совпадёт с наименованием имеющегося типа цен, то такая колонка будет определена автоматически. Но так как за один раз можно импортировать только значения по одному типу цен, то определена будет только первая из найденных колонок, поэтому такое сопоставление типа загружаемой цены и колонки в файле всегда необходимо контролировать.
Если колонка с ценами не определена, то цены импортированы не будут:
Если существует необходимость, то удаляются лишние колонки и строки, то есть те данные, которые не должны загружаться.
Важно: при импорте цен должна остаться только одна колонка с ценами. Это связано с тем, что один документ в 1С может зарегистрировать цены только для одного типа цен:
После того, как данные файла соответствующим образом сопоставлены, можно переходить к шагу 2, то есть непосредственно к загрузке данных из Excel в 1С 8.3.
Загрузка прайса и товаров в 1С Бухгалтерию
На втором шаге, непосредственно перед выполнением импорта, система отобразит информацию о том, какие позиции номенклатуры удалось сопоставить уже имеющимся, какие будут созданы при импорте:
Пользователь имеет возможность внести коррективы: отказаться от создания новых позиций и указать явно ту номенклатуру, для которой устанавливать цену, настроить правила заполнения для вновь создаваемой номенклатуры и другое. Если что-то не устраивает, то можно вернуться к предыдущему этапу по кнопке Назад :
Поскольку в данном примере выполняется не только (и сколько) импорт номенклатуры, но и загрузка цен, то необходимо на проверить значения реквизитов Тип цен и Установить цены на . Именно они определят дату автоматически создаваемого при загрузке документа и , который будет этим документом регистрироваться:
При нажатии на кнопку Загрузить будет произведено (при необходимости) создание в информационной базе новых номенклатурных позиций и документа регистрации цены номенклатуры (опять же, если цены загружались) и форма загрузки будет закрыта:
Автоматически созданный документ Установка цен номенклатуры в дальнейшей работе ничем не отличается от созданных прочими способами. Для удобства пользователей, у таких документов при загрузке цен из внешнего файла устанавливается соответствующий комментарий: «#Загружен из файла»:
Для загружаемых в информационную базу документов, которые были получены в результате обмена, система автоматически присваивает служебные комментарии: загружен новый, изменен, отменено проведение, проведен. Когда в базу 1С загружается новый документ либо перезаписывается в результате изменений уже существующий, то присваивается комментарий, чтобы проще было отслеживать модификации документа и соответствующим образом реагировать на изменения. Более подробно о значении служебных комментариев в документах смотрите в нашем видео:
Видеоматериал в тему:
Многие, кто работают в программе 1С, сталкиваются с необходимостью загрузки данных из электронной таблицы Excel в 1С. Когда у пользователя может возникнуть необходимость такой загрузки:
- сформирован отчет, сохранен в Excel
, обработан. Обработанные данные необходимо загрузить в 1С в виде документа (перемещение, возврат поставщику)
- есть список номенклатуры, который нужно загрузить в справочник. Список номенклатуры находится в Excel
- любые другие данные, которые нужно загрузить в табличную часть документа, справочник, регистр сведений
Ниже приведена инструкция загрузки данных из Excel в табличную часть документа "Возврат товаров от покупателя"
.
Действие 1
. Подготовка документа, в который будут загружаться данные. Необходимо создать пустой документ "Возврат товаров от покупателя" и записать его.
Действие 2 . Открыть внешнюю обработку "Загрузка данных из табличного документа".
Действие 3 . В обработке выбрать место, в которое мы будем загружать данные.
Действие 4 . Настройка параметров загрузки. Сделайте все как на рисунке, чтобы потренироваться.
Действие 5 . Копирование данных из Excel в обработку в закладку "Табличный документ" (как на рисунке). Красным выделены две кнопки: «Контроль» заполнения (показывает ошибки, например, если неправильно указана единица измерения загружаемой номенклатуры) и «Загрузить» (выполняет загрузку).
Чем меньше параметров для загрузки Вы укажите, тем меньше вероятность ошибок при загрузке, но тем больше данных придется корректировать вручную в загруженном документе.
Cобственно, сама обработка загрузки данных из Excel в 1С
В 1С существует 2 способа работы с файлами MS Excel, через COM-объект и встроенными средствами 1С с помощью объекта табличный документ. Разберем оба эти способа поподробнее.
1. Работа через COM-объект.
Для этого способа необходим установленный MS Excel, притом если вы работаете с файлом на сервере, то соответственно MS Excel должен быть установлен на сервере, если на клиенте - то на клиентской стороне так же необходим MS Excel.
Пример (в конце статьи можно посмотреть в текстовом виде):
Надо заметить, что все объекты, методы и свойства, предоставляемые COM-объектом "Excel.Application" - это объекты, методы и свойства VBA, языка программирования MS Office.
Примечание:
Бывает нужно работать с уже существующим шаблоном. Тогда перед нами возникает необходимость где-то хранить этот шаблон, чтобы к нему имели доступ все нужные пользователи. Однако есть более простое решение, сохраняем шаблон как двоичный макет.
2. Работа через ТабличныйДокумент 1С.
Табличный документ 1С поддерживает формат MS Excel для записи начиная с платформы 8, а вот для открытия только начиная с платформы 8.3.6. Притом, при открытии все листы загружаются в один табличный документ. Начиная с версии 8.3.10 при загрузке разные листы загружаются, как разные области.
Пример записи очень простой и не требует особого внимания:
Однако здесь у нас возникает проблема. При записи из 1С в книге Excel по умолчанию отключено отображение имен листов.
Эту проблему можно решить 2 способами, 1 - в самой книге в настройках включить отображение листов (не все пользователи будут согласны это делать), 2 - сделать это через COM-объект (нам опять нужен установленный MS Excel).
После этого небольшого дополнения, в файле MS Excel будут видны ярлыки листов.
Чтение же MS Excel не настолько простая задача, поскольку метод прочитать доступен только на сервере или толстом клиенте. Для этого нам необходимо передать файл MS Excel на сервер.
&НаКлиенте
Процедура СозданиеДокумента()
Исключение
КонецПопытки;
Книга = Эксель.WorkBooks.Add(); //Создаем новую книгу MS Excel
Лист = Книга.WorkSheets.Add(); //Добавляем лист
Лист.Name = "Пример из 1С"; //Задаем имя листа
Лист.Cells (1,1).Value = "Давайте создадим формулу";
Лист.Cells (2,1).Value = 1;
Лист.Cells (2,2).Value = 2;
Лист.Cells (2,3).Formula = "=A2+B2";
Лист.Cells (3,1).Value = ТекущаяДата();
Книга.SaveAs("C:\1\Test.xlsx");
Книга.Close();
КонецПроцедуры
&НаСервере
Функция ПолучитьМакетСервер()
Возврат РеквизитФормыВЗначение("Объект").ПолучитьМакет("ШаблонНаВыгрузку"); //Таким образом мы получаем макет внешней обработки;
КонецФункции
&НаКлиенте
Процедура Работа()
Эксель = Новый COMОбъект("Excel.Application");
Исключение
Сообщить("Неудачная попытка подключения компоненты Excel. Возможно, программа Excel не установлена на данном компьютере!");
КонецПопытки;
Макет = ПолучитьМакетСервер();
Макет.Записать(ИмяВременногоФайла);
У вас есть вопрос, нужна помощь консультанта?
Книга = Эксель.WorkBooks.Open(ИмяВременногоФайла);
ЛистШаблона = Книга.WorkSheets(1);
ЛистШаблона.Cells (6,1).Value = "Дата:";
ЛистШаблона.Cells (6,2).Value = ТекущаяДата();
ЛистШаблона.NumberFormat = "dd/mm/yy;@"; // Дадим формат даты, этот формат получен записью макроса в MS Excel
ЛистШаблона.Columns("B:B").EntireColumn.AutoFit; // Растянем колонку, чтобы дата точно помещалась
Книга.SaveAs(ИмяФайла);
Книга.Close();
КонецПроцедуры
&НаКлиенте
КонецПроцедуры
&НаКлиенте
Процедура ЗаписатьТабличныйДокумент()
ТабличныйДокумент = Новый ТабличныйДокумент();
ТабличныйДокумент.Область("R1C1").Текст = "Пример записи в MS Excel из 1С";
ТабличныйДокумент.Записать("C:\1\Test2.xls",ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);
Excel = Новый COMОбъект("Excel.Application");
Excel.WorkBooks.Open("C:\1\Test2.xls");
Excel.Visible = 0;
Excel.ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs = 1;
Excel.ActiveWindow.TabRatio = 0.6;
Excel.ActiveWorkbook.Save();
Excel.Application.Quit()
КонецПроцедуры
ДвоичныеДанные = Новый ДвоичныеДанные("C:\1\test2.xlsx");
Адрес=ПоместитьВоВременноеХранилище(ДвоичныеДанные,ЭтаФорма.УникальныйИдентификатор) ;
ТабличныйДокумент = ЗагрузитьНаСервере(Адрес);
ТабличныйДокумент.Показать();
КонецПроцедуры
&НаСервере
Функция ЗагрузитьНаСервере(Адрес)
ИмяВременногоФайла = ПолучитьИмяВременногоФайла("xlsx");
ДанныеФайла = ПолучитьИзВременногоХранилища(Адрес);
ДанныеФайла.Записать(ИмяВременногоФайла);
ТабличныйДокумент = Новый ТабличныйДокумент();
Возврат ТабличныйДокумент;
